对提高电子记账数据质量的几点看法和建议

对提高电子记账数据质量的几点看法和建议

电子记账给住户调查数据采集方式带来重大转变，从传统纸质记账转向使用现代电子信息技术的电子化记账，实现了记账户收支数据“及时记账、实时传输、即时采集”，是统计调查信息化建设在住户调查工作中的具体应用。自2016年开始试运行电子记账工作以来，衢州队积极探索和推动电子记账工作，取得了较好的成效，但也发现了一些问题和不足。本文将结合衢州市住户电子记账工作实践，谈谈对提高电子记账数据质量的几点看法和建议。


一、衢州市住户电子记账基本情况


衢州市住户调查共有调查网点163个，记账户1630户，其中电子记账户1242户，电子记账率76.2%。分城乡看，城镇记账户730户，其中电子记账户642户，电子记账率87.9%；农村记账户900户，其中电子记账户600户，电子记账率66.7%，城镇电子记账率高于农村21个百分点。


二、电子记账的优势


（一）缩短数据采集过程，减轻基层负担


对于纸质记账户，每月记账数据的采集大致是5个流程：记账户在纸质账本上记本月收支账—下月初辅助调查员入户收账本—对收支账页逐条进行人工编码—辅助调查员上交账本—县级业务人员将账页录入平台。而电子记账户，每月记账数据的采集最短是2个流程：记账户在“e记账”软件上记录本月收支账—平台实时显示已自动编码的记账数据。即使遇到住户记账品名无法识别，软件无法自动编码的情况，数据采集最长是3个流程：记账户在“e记账”软件上记录本月收支账—辅助调查员对未编码账页进行编码—平台实时显示住户记账数据。记账数据采集过程大幅缩短，不仅节约了辅助调查员收账本、上交账本的交通路程时间，而且“e记账”软件对大部分记账条目都能进行自动编码，减轻了部分人工编码和录入账本的工作量。电子记账的推广使用大幅度减轻了基层调查人员的工作压力，提高了数据采集过程的工作效率。


（二）设置常用记账模块，提高记账效率


“e记账”按照记账类别设置了 “收入”“支出”“实物”“农业”四个记账模块，记账户按照记账内容选择记账模块后能更为精准的进行分类记账。比如在“收入”模块，在记账品名中搜索“建筑业”，就能准确定位到“建筑业经营收入”；而在“支出”模块，搜索“建筑业”，就能选择“建筑业（经营费用）”，选择不同的模块再记账，可以避免收支方向记账错误。而且，“e记账”中还设置了“工资收入”“生活缴费”“医疗费用”等常用记账模板。如“工资收入”模板，只要在第一个月对照工资单记录“按月发放的工资、奖金、津补贴（含税、四金）”“个人缴纳养老基金”“个人缴纳医疗基金”“个人缴纳失业基金”“个人缴纳住房公积金”“个人所得税”等项目保存后，在工资未调整的情况下，以后每个月直接在此模板里点“继承数据”，即可同时完成以上6笔与收入有关的账目。极大提高了记账效率，而且也减少了社保支出漏记等情况，提高了记账质量。


（三）实时审核记账情况，提高数据质量


从软件功能看，一方面，“e记账”软件能“边记边审”。记账户在记录每一笔账时软件硬性要求必须填写品名、数量单位、金额、日期等，否则就无法保存，确保了数据的完整性。另一方面，“e记账”软件将记账数据实时上传到住户调查平台，各级业务人员可以随时登陆平台，对记账数据进行实时监控和审核。从人工审核看，一是查看每一个记账户的本月记账条数、连续未记天数，对连续几天未记账的住户进行提醒，防止因“回忆账”导致记账偏差。二是可以实时查看每一笔记账情况，对品名无法识别未自动编码的账目进行人工编码，或者对超限账目进行审核。三是可以通过平台的搜索功能，查看记账户本月是否有收入、社保支出或者是生活缴费支出漏记的情况，及时提醒户里补记，最大限度减少漏记情况发生。数据审核更有时效性，进一步提高数据质量。


三、当前电子记账实际工作中存在的问题


（一）与纸质记账的共性问题


1.错记问题。本轮记账户是新户，记账时间短，部分指标把握不够准确，易出现错记问题。例如记收入要记“应发工资”，但仍有记账户只记“实发工资”；购买喂鸡的稻谷、玉米粒，应该记入“购买稻谷饲料”“购买玉米饲料”，但记账户直接记成“稻谷”“玉米”，由于家庭散养鸡饲料购买量不大，所以不论是纸质账本人工编码还是“e记账”自动编码都容易被错误的编码成食品消费支出项目；在外地工作的子女拿回家的钱容易被记账户记成“赡养收入”，但如果该子女仍是本户的住户成员，则应该记“寄带回收入”。还有记账户比较粗心大意，也会造成错记。如检查中发现某记账户出售肉牛一头收入应该是“11550元”，却被记账户错记成“1155元”。


2.漏记问题。一是较多记账户存在消费漏记。比如父母记账，而子女的日常消费支出不愿事无巨细告诉父母，会造成子女消费账漏记；部分记账户未养成每日记账的习惯，后期集中记账难免有漏记。二是部分记账户存在收入漏记。高收入家庭不愿意露富，低收入家庭怕收入如实记会影响其享受优惠政策，或者一般家庭出于隐私考虑不愿意记录真实收入，都会将部分收入隐瞒不记；也有记账户图省事，收入只记整数，不记零数，造成收入漏记。三是部分非现金收支漏记。比如社保缴费和个人所得税多为单位代扣，本人并不直接支付，在未使用“工资收入”模板记账的情况下较容易漏记；记账户在外就餐的现金消费一般不会漏记，但单位食堂免费或者低价提供的工作餐常常漏记。


3.混记问题。一是现金消费支出混记。由于消费内容繁杂，记账量大，少数记账户对记账要求认识不到位，认为可以简化记账，例如青菜、水果混记或者水电费混记，或者在超市购买较多商品时，直接混记一笔“超市购物”。二是生活消费和经营成本混记。例如有记账户经营餐饮店，本户的日常饮食大部分都在自家店内，在记账时就可能混记，将当日购买的所有蔬菜都记成生活消费支出或者都记成餐饮经营成本。三是社保支出混记。由于目前的养老保险缴费和医疗保险缴费是统一扣款的，部分自行缴纳社保的记账户，每月收到的扣款短信只显示“本月社保缴费XXX元”，实际上这笔扣款包括养老保险和医疗保险，记账户就容易将养老保险和医疗保险支出混记成一笔“社保支出”。


（二）“e记账”使用中出现的新问题


1.因记账模块混用导致错记。记账户电子记账时使用频率最多的是“支出”和“收入”模块，而“实物”和“农业”模块日常使用比较少，偶尔会出现错记情况。比如记账户一般用“记一笔”点进去再选择记账模块记账，而“记一笔”里默认的是“支出”模块，记账户有时会忘记选择模块，直接在“支出”模块记录收入。检查中发现有记账户出售山茶油，应从“农业”模块记农业收入账，但记账户直接在“支出”模块搜索“山茶油”记账，导致实际上记了一笔生活消费购买山茶油的支出。从“支出”模块记录收入“月工资”，由于软件无法自动识别编码，需要在平台上进行人工编码，审核时比较容易发现。但在“支出”模块记录“山茶油”，品名就会直接显示“山茶油”，使记账户以为记账成功，同时软件会在后台自动识别编码成食用植物油消费支出，记账户无法看到这个编码，不会注意这个问题。如果山茶油数量不大的话，业务人员后期在平台审核时也无法发现这笔账实际上应当是农业收入而非消费支出。


2.因使用记账模板导致重复记。“e记账”中的常用记账模板提高了记账的简易性和便捷性，也减少了社保支出漏记等情况，但在实际工作中，发现了一些因使用记账模板而出现的新问题。例如最常用的“工资收入”模板中“数据继承”功能，该功能可以将上月记录的“按月发放的工资”等项目直接继承填入本月，减轻了记账工作量。但同时将“补发工资”和“不按月发放的工资”也纳入了模板，点击“数据继承”功能保存本月工资时，会自动将上月“不按月发放的工资”同步保存，而且这2个项目在该模板的最后页，数据继承后很难被记账户发现，造成上月“不按月发放的工资”在本月重复记账的情况。比如某户2月发放工资5000元和年度奖金20000元，在2月记录了一笔“不按月发放的工资”20000元，而3月份只有工资5000元，并没有发奖金，在3月记账时，点击“数据继承”后，记账户往往看到首页5000元的固定工资就误以为本月收入无误，直接保存数据，造成3月份也自动重复填报20000元的奖金收入。


3.消费数量错误较多且不易发现。记账户在记消费账时，对品名和金额都会如实填写，但部分记账户不重视数量及计量单位，错误较多。一是随意填写数量。部分记账户不了解电费、水费、燃气费、汽油的单价，也不愿意去查询使用数量，只会如实记录交费金额，而随意记录数量。比如汽车加油200元，数量可能就只随意填了“1”升。二是数量与计量单位不相符。“支出”模块商品的重量单位默认是“公斤”，也可以手动选择“斤”或“两”等单位，但部分记账户记账时，会忘记折算重量或者选择相应的计量单位。如买青菜1斤，应该折算重量记“0.5公斤”或者选择单位记“1斤”，但记账户可能就直接记“1公斤”，多记了数量；买罐装液化石油气1桶，应该折算重量记“15公斤”，但记账户不清楚1桶有多重，就会直接记1桶，而使记账数量变成“1公斤”，少记了数量。当这些消费账未超限时，这些错误问题不易被发现，辅助调查员只有一条条审核账目才能发现这些数量不当的问题。


四、提高电子记账数据质量的几点建议


（一）加强辅助调查员队伍建设，提升业务水平


一是选择责任心强、业务素质高的辅助调查员。对于农村点，要选择责任心强、在村里威信高、熟悉电子设备操作的辅助调查员；对于城镇点，要选择责任心强、与社区住户熟悉、为人踏实可靠的辅助调查员。选择合适的调查员对开户、访户、培训辅导和调动记账积极性有事半功倍的效果。二是强化培训和指导，提升辅助调查员业务水平。严格执行季度例会培训制度和入户走访制度，每个季度召开一次季度例会，对辅助调查员开展业务培训，每年确保对每个调查点都走访到位，对辅助调查员开展现场指导。既培训记账知识、访户技巧，也培训平台监控、数据审核方法，不断提高业务水平。三是制订考核激励机制，增强辅助调查员积极性。一方面积极争取调查经费，适当提高辅助调查员调查补贴；另一方面制定考核激励机制，按照工作表现，每年度向辅助调查员发放不同等次的考核奖，并向优秀的颁发荣誉证书，提高辅助调查员的荣誉感和工作积极性。


（二）确保入户指导频次和实效，提高记账质量


入户访问是提升记账户配合程度、提高记账质量最有效的方法。电子记账的情况下，辅助调查员不需要入户收发账本，但入户走访的工作不能停。由于电子记账有可以实时监控的特点，辅助调查员能在日常工作中通过微信、电话等方式及时提醒记账，向记账户核实、反馈有关情况，指导大部分记账问题，但住户人口变动情况、记账难点问题指导等仍需入户访问才能进行更有效的沟通。要求辅助调查员做到每月至少入户走访1次，与记账户开展面对面的沟通交流。一是当面梳理核实前期记账中发现的主要问题，现场讲解和演示正确的记账方法和“e记账”软件操作方法，对记账户开展记账规范和软件使用方法的双重指导。二是在访户交流中，通过聊天、观察、核对收支账页等方式，发现记账户未主动报告的家庭情况变动尤其是常住人口变化情况，及时通过“e调查”修改问卷。三是通过入户走访交流再次向记账户宣传住户调查的重要意义，加深记账户对住户调查工作的理解和认识，增进记账户对记账工作的责任感和荣誉感，提高记账积极性和配合程度，为提高记账质量打下扎实基础。


（三）强化平台日常监控和审核，提高数据质量


利用电子记账实时上传到住户调查系统平台的特点，细化日常账页审核，对账页中的问题与记账户及时沟通核实，做到“常审常清”，切实提高数据质量。一是日常审核、实时监控。通过住户调查平台“记账概览“和“账页复合”功能开展日常审核，着重审核“未编码”和“超限”账目，对“e记账”软件未能自动识别和编码的账目进行手动编码，对超限账目和大额收支账，与户里核实后进行修改或填写审核说明，同时对连续多日未记账、记账笔数少的记账户及时提醒。认真听取记账户在“e记账”使用中遇到的问题，利用“e记账”体验账户操作截图或者录屏演示讲解，或者上门现场指导操作方法。二是月末审核重点账目。根据每户记账户的家庭情况，每月月末对记账户当月账目进行审核，重点检查收入、社保支出漏记或者重复记，收入编码类型、人码错记，日常生活消费支出漏记等问题，提醒记账户及时进行修改和补记。三是季末利用审核公式查漏补缺。通过平台基础数据审核公式，对账页与问卷指标一致性、账页间逻辑关系等开展系统性审核，再次核实记账户从业情况、收入情况、社保缴纳情况等，根据实际对审核差错进行修改或填写审核说明。


（四）完善“e记账”系统功能，优化操作界面


一是建议在“看一看”页面增加“上上月”账单查看标签。由于每个季度结束后都要关账，记账户只能对本季度3个月的账页进行修改，而目前“看一看”里只能快速查看“本月”“上月”账单，增加“上上月”标签方便记账户修改一个季度内的重复性错误。二是建议“旅游参观”记账模板里能自动汇总账页中的“本月家庭旅游总消费”。记账户在“支出”模块逐笔记录住宿、交通等旅游消费明细账，程序自动汇总“本月家庭旅游总消费”后，记账户只需在月末点进“旅游参观”模板，手动记录“本月家庭参观文化遗产人次”即可。三是建议“工资收入”模板中将“补发工资”和“不按月发放的工资”项目前移。记账户使用“数据继承”功能后，在当页一眼就能看到“不按月发放的工资”里是否自动复制了上月收入，便于记账户自行发现该笔收入重复记的差错。四是建议“e记账”中增加月度数据初审和提醒功能。比如在每月25号，程序自动对记账户本月数据进行初步审核，如有本月收入未记或者粮食、蔬菜、水费、电费等常态化消费支出未记的户，在“e记账”软件首页显示提醒语，提醒记账户及时进行记账。




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