对档案内容进行数字化管理的优势性研究

对档案内容进行数字化管理的优势性研究

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【摘要】经济与科技的快速发展，使得社会管理模式也发生了翻天覆地的变化，在企业单位的档案内容管理模式的变革中，传统的物质式的档案管理逐渐转变为如今较为方便快捷的数字化档案内容管理，通过电子信息技术在档案内容管理中的广泛应用，极大的减轻了档案管理人员的工作强度，全面提高了档案内容的管理水平。本论文正是基于此，对档案内容进行数字化管理的优势进行研究分析，从企业档案管理成本、档案人员工作效率以及档案信息开发等几个方面展开研究，希望能为他人对档案内容的数字化管理的了解提供一个参考。


【关键词】档案内容；管理；优势


中图分类号：G25文献标识码A文章编号1006-0278（2015）11-059-01


计算机技术的发展为人类的工作与生产模式的改变是颠覆性的，而信息技术与互联网知识的不断深入与迅速普及，则让企业单位的档案管理模式步入了数字化的新时代，文字或图像的信息处理技术促进了办公自动化的进程。


一、档案内容数字化管理的基本概述


（一）档案内容数字化


档案是企业单位开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，以及一些技术性图纸或文件，同时也包括合同文书，声像信息等，是企业的核心信息资源与重要资产。而档案内容数字化则是随着计算机技术、OCR技术、扫描技术、数字摄影技术（录音、录像、照片）、多媒体技术、数据库技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案内容存储形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。


（二）档案数字管理的内容


对档案内容进行数字化管理分为两个过程，一是进行档案内容数字化采取，把固化在纸质载体中的档案信息开发汇集成三次文献信息，并以数字化方式输入计算机上网，利用数字照相、扫描等技术将档案原件进行数字化处理，或直接在办公自动化过程中形成规范的电子文件信息。二是档案内容数字化查阅，采用浏览器或服务器为查询载体，实现本地及远程查档、阅档功能，可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权，在档案内容查阅过程进行详细的日志记录，同时也有信息加密传输等多种方式。


二、档案内容数字化管理的优势


（一）缩减档案内容管理的成本


在过去的传统档案内容管理模式中，一直使用粗放型模式使得档案管理需要大量的人力及办公资源，致使管理成本大幅较高，不利于企业科学管理的方针实施。而数字化档案内容管理则使传统的以紙质为载体的档案信息对象转为机读档案，摒弃了过去需要把档案资料分类存放和建立大量的检索工具的模式。


（二）优化档案内容管理的工作效率


档案内容管理的工作在过去的传统模式中，需要大量的人力物力，相对繁琐，且极具细致，不能有半点差错。而数字化管理则极大的减轻了人力的使用，首先在档案内容的收集过程中，传统的档案管理模式使得管理人员在进行档案信息收集时，受各种因素的影响，并不能快速、有效、全面的将档案信息收集起来，这对档案管理、利用造成很大的影响。实现档案数字化管理后，档案管理人员能在足不出户的情况下，快速、高效、全面的完成档案信息收集，这极大的提高了档案信息收集效率。


其次，由于档案内容数字化管理对工作时间和地点的要求降低，档案文件能通过解码、编码的手段变成数字档案，存储在一个小小的硬盘里面，所有的电子档案信息都能够进行复制、或者整理，可以在不同的地方与时间里对想了解的内容进行查阅，管理人员通过网络系统进行档案立卷、编目、原文挂接，并且能打印出全引目录、卷内目录、原文内容，整个过程十分简单，极大的提高管理人员的工作效率。而档案内容的查阅过程也变得非常便捷，通过网络进行对资料关键词的检索、模糊搜索，查阅相关目录，直接调阅原文，原文直接打印。极大的优化了档案内容管理的工作效率。


（三）加大了档案内容的信息开发


在传统的档案内容管理中，管理人员需要对档案进行分类整理，并且只有保证档案的完整性，才能为档案信息的查询使用提供方便，实现档案内容数字化管理后，管理人员可以将各种档案内容存储在计算机硬盘中，电子档案经过立卷后，使用者在利用档案信息时，只需要将关键词输入检索工具中，就能将所有信息显示出来，不仅能供使用者利用，还能帮助使用者对某些问题进行深层次探索，这就极大的提高了档案信息的开发度。


三、总结


档案内容数字化是数字档案建设最基础的工作，它极大的简化了传统档案内容管理的繁琐与成本付出，也优化了档案管理工作的办公效率，既减轻了档案人员在档案收集、整理、归档等过程中的工作强度，也极大的开发了档案信息存在的可能性，工作效率的提升能为企业减轻运转成本，同时也较为完整地保存了实物档案的价值。当在这些优势为档案内容管理带来方便的同时，也需要注意数字化管理过程中计算机系统的良性运转，以及数字档案资料的备份，以及重要档案的加密管理。希望本论文的研究能为企业档案内容数字化管理通过借鉴参考。


参考文献：


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[4]张音.浅谈档案数字化管理的优势与弊端[J].黑龙江科技信息， 2009，（04）：125-126.







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